KUNDENREFERENZ / COLLABORATION / GROUPWARE
Ergonauten: Groupware und Wissensarbeit mit grommunio und Nextcloud
Die Migration von Kopano zu grommunio erhält vertraute Arbeitswege und verbindet Groupware, gemeinsame Dateien, Wissen und Office-Dokumente in einer selbst betriebenen Umgebung.
- grommunio
- Nextcloud
- Collaboration
- Single Sign-On
Projekt-Highlights
Von Kopano zu grommunio
Die Migration erhielt die vertrauten Groupware-Dienste und erforderte für die Benutzer nur eine geringe Umgewöhnung.
Nextcloud Files
Dateien, Freigaben, Versionen, Erinnerungen und gemeinsame Gruppenbereiche werden zentral verwaltet.
Wissen und Dokumente
Collectives strukturiert gemeinsames Wissen; EuroOffice ermöglicht die Bearbeitung von Office-Dateien im Browser.
SAML Single Sign-on
Nextcloud ist an die zentrale Anmeldung angebunden, behält aber einen kontrollierten direkten Zugang als Rückfallweg.
Schutz der Konten
Passwortrichtlinien, verdächtige Anmeldungen und zeitbasierte Zwei-Faktor-Authentifizierung ergänzen den Identitätsweg.
Betrieb als Gesamtplattform
Updates, Zertifikate, Hintergrundaufgaben und Dienstüberwachung werden gemeinsam statt als isolierte Einzelanwendungen betrieben.
Kommunikation, Dateien und Wissen in einer Plattformstrategie
Für die Ergonauten sollten E-Mail-Kommunikation, Termine, Kontakte, gemeinsame Dateien und redaktionelles Wissen nicht als voneinander unabhängige Insellösungen betrieben werden. Gesucht war eine selbst kontrollierte Umgebung, die etablierte Groupware-Funktionen mit moderner Dateizusammenarbeit verbindet.
ForgeOne setzte dafür grommunio und Nextcloud als zwei klar abgegrenzte, miteinander abgestimmte Dienste um. grommunio übernimmt die persönliche und gemeinsame Kommunikation. Nextcloud stellt Arbeitsdateien, Freigaben, Gruppenbereiche, Wissenssammlungen und die Bearbeitung von Office-Dokumenten bereit.
Von Kopano zu grommunio mit vertrauten Arbeitswegen
Kopano war unter den veränderten Produkt- und Betriebsmodellen für die weitere Entwicklung der Umgebung nicht mehr zielführend. Die Ergonauten benötigten deshalb eine tragfähige Groupware-Plattform, ohne ihren Benutzern einen vollständigen Wechsel der gewohnten Arbeitsweise aufzuerlegen.
Mit grommunio konnten E-Mail, Kalender, Kontakte, Webzugang und mobile Synchronisation ohne funktionale Einschnitte in den täglich genutzten Diensten weitergeführt werden. Vertraute Bedienkonzepte begrenzten den Schulungs- und Umstellungsaufwand. Gleichzeitig schafft die zentrale Managementoberfläche einen gut administrierbaren Betrieb und unterstützt geeignete Aufgaben im Self-Service.
grommunio als Kommunikations- und Groupware-Schicht
grommunio bündelt E-Mail, Kalender und Kontakte in einer browserbasierten Groupware. Standardisierte Zugriffswege und die mobile Synchronisation ermöglichen es, dieselben Postfächer und Groupware-Daten auch mit geeigneten Desktop- und Mobilanwendungen zu verwenden.
Die Mailverarbeitung ist mit einem aktiven Antispam-Dienst verbunden. Weboberfläche, Zustellung, Synchronisation und administrative Komponenten werden als zusammengehöriger Dienstverbund betrieben, statt die Benutzer mit mehreren voneinander abweichenden Kommunikationssystemen arbeiten zu lassen.
Nextcloud für gemeinsame Arbeit und Wissen
In Nextcloud stehen persönliche und geteilte Dateien, Versionierung, Papierkorb, Download-Begrenzungen, Erinnerungen und Freigaben per E-Mail zur Verfügung. Groupfolders schafft dauerhaft gemeinsam verwaltete Arbeitsbereiche, deren Inhalte nicht an ein einzelnes Benutzerkonto gebunden sind.
Collectives ergänzt die Dateiverwaltung um gemeinsam gepflegte Wissenssammlungen. EuroOffice ist direkt in Nextcloud eingebunden, sodass unterstützte Text-, Tabellen- und Präsentationsdateien im Browser bearbeitet werden können, ohne sie für jeden Arbeitsschritt lokal herunterzuladen.
Zentrale Anmeldung ohne unnötige Abhängigkeit
Nextcloud nutzt SAML für die Anmeldung über den zentralen Identitätsdienst der Ergonauten. Auf der öffentlichen Anmeldeseite ist neben dem SSO-Weg weiterhin eine direkte Anmeldung verfügbar. Dieser bewusst erhaltene Rückfallweg erleichtert Wartung und Wiederherstellung, falls der zentrale Identitätsdienst vorübergehend nicht erreichbar ist.
Zeitbasierte Zwei-Faktor-Authentifizierung, Backup-Codes, Passwortrichtlinien und die Erkennung verdächtiger Anmeldeversuche ergänzen das Zugangskonzept. Die Case Study beschreibt dabei die tatsächlich aktivierten Wege und setzt SSO nicht mit einer pauschalen Sicherheitsgarantie gleich.
Einheitlicher Betrieb der Collaboration-Dienste
Die Plattform wird nicht nur über ihre sichtbaren Anwendungen definiert. Datenbank, Cache, Webserver, Office-Dienst, Zertifikate und regelmäßige Hintergrundaufgaben sind so angeordnet, dass Updates und Wartungsarbeiten kontrolliert durchgeführt werden können.
Das Ergebnis ist eine nachvollziehbar gegliederte Collaboration-Umgebung: grommunio trägt Kommunikation und Groupware, Nextcloud Dateien und gemeinsames Wissen. Benutzer erhalten klare Arbeitswege, während die technischen Verantwortlichkeiten zwischen den Diensten getrennt bleiben.
Andreas Mauczka steht für einen fachlichen Austausch zum Projekt als Referenzkontakt der Ergonauten zur Verfügung.
Groupware und Dateizusammenarbeit zusammenführen
ForgeOne verbindet grommunio, Nextcloud, zentrale Identitäten und den laufenden Betrieb zu einer nachvollziehbaren Collaboration-Plattform.